Контроль АЗС

Отчёт «Сверка и расхождения» для управляющих АЗС, бухгалтерии и собственников. Он находит то, на чём сеть теряет деньги: недостачи топлива, ошибки в ценах, отпуск мимо программы и махинации операторов с бонусными картами. Весь отчёт — одна страница за выбранный период. Отчёт не ставит диагноз, а показывает, где проверить: у каждой строки может быть обычное объяснение.

Период и фильтры

• Период — прошлый месяц (по умолчанию: сверку удобно делать по закрытому месяцу), этот месяц, 7 дней или свой период до 31 суток. История доступна за последние 13 месяцев.
• АЗС — одна или несколько станций; по умолчанию все, к которым у вас есть доступ.
• Порог — у каждого блока свой, справа от заголовка: например, расхождения в резервуарах от 100 л. Значения по умолчанию подобраны так, чтобы не показывать мелкие погрешности. Порог не сохраняется: при следующем входе снова будет значение по умолчанию.

Строки с расхождением подсвечены жёлтым, строки с высоким риском — красным.

1. Остатки в резервуарах

Для каждой АЗС и вида топлива отчёт берёт фактический остаток на начало периода, прибавляет поступление по актам приёма и вычитает реализацию. Получается расчётный остаток, его сравнивают с фактическим замером на конец периода.

• Минус — недостача. Топливо ушло из резервуара, но не продано через программу: слив, отпуск мимо кассы, неисправный уровнемер.
• Плюс — излишек. Чаще всего приход не внесли в систему: топливо в резервуаре есть, а акта приёма нет.

Ёмкости, где остатки не ведутся (например, метан), в блок не попадают.

2. Заправки по топливным картам без связи

Если на АЗС нет интернета, заправку по топливной карте проводят по основанию для отпуска без связи (например, «БезИнтернета»). Заправка попадает в отчёты, но с баланса клиента Servio Office её не списывает: баланс остаётся завышенным, пока бухгалтерия не сделает минусовую корректировку по договору.

В блоке — все такие заправки за период: клиент, карта, время, АЗС, топливо, литры, цена, сумма и номер транзакции, внизу — итог. Основание отчёт находит сам по названию («Без интернета», «Без связи», «Офлайн»). Заправки, по которым корректировку уже сделали, из списка не пропадают: отмечайте их у себя.

3. Подозрительные цены

Средняя цена топлива на АЗС за период сравнивается со средней по сети. В блок попадают станции, где цена ниже 60 % или выше 160 % средней по сети при объёме от 50 л. Чаще всего это ошибка в основании отпуска или в цене: например, отпуск по цене 1 ₽ за литр.

4. Коррекции счётчиков ТРК

Из сменного отчёта берётся коррекция программного счётчика по каждой ТРК и виду топлива. Коррекция меняет учётный счётчик без продажи, поэтому каждая крупная коррекция должна иметь объяснение. Через колонку или драйвер можно отпустить топливо мимо программы, и тогда аппаратный счётчик уйдёт вперёд программного. По умолчанию показываются коррекции от 100 л. Погрешность до 10 л — норма.

В колонке «На что похоже» — подсказка:

5. Бонусные карты: много использований за сутки

Использование — покупка, к которой приложили бонусную карту. Если одной картой за сутки пользуются 4 раза и больше, её, скорее всего, прикладывают к чужим покупкам. Например, клиент пришёл без карты, оператор провёл покупку по своей карте и забрал баллы. Обычно так поступает либо таксист, либо оператор.

Если по карте за сутки заправляли разные виды топлива (например, АИ-95 и ДТ), строка подсвечена красным: это почти наверняка карта оператора.

6. Бонусные карты с графиком «сутки через трое»

Карта использовалась не меньше 5 дней за период, и все дни идут с шагом, кратным 4 суткам. Такой ритм совпадает с графиком смен оператора и редко бывает у обычного клиента. В колонке «Даты» видно, в какие дни была карта: их удобно сверить с графиком смен.

Откуда цифры

• Остатки в резервуарах и счётчики ТРК берутся из сменных отчётов Servio Pump.
• Цены считаются по итогам продаж за сутки, как в разделе «Отчёты».
• Бонусные карты проверяются по чекам. Держатель показывается, если карта привязана к клиенту в Servio.